Ruangan
Nov24

6 Model Pengaturan Tempat Duduk Ruang Rapat

Mengatur tempat duduk untuk ruang rapat memang memerlukan skill tersendiri. Pada umumnya, pengaturan ini dilakukan dengan menyesuaikannya terhadap jumlah peserta rapat dan suasana yang ingin dibangun. Setidaknya, ada enam model pengaturan yang bisa anda terapkan. Apa saja?

Model Teater

pengaturan-tempat-duduk-model-teater.jpg

Penataan tempat duduk dengan gaya teater dilakukan dengan mengatur kursi-kursi tanpa meja berbaris menghadap ke satu titik yang sama. Pola tata letaknya bisa membentuk garis lurus, melingkar, setengah lingkaran, dan miring. Model ini merupakan pengaturan yang paling mudah dibuat dan umum diterapkan pada sebuah pertemuan skala besar seperti seminar. Pengaturan model teater ini juga cocok diterapkan jika kegiatan rapat tidak ada aktifitas menulis. Sayangnya, gaya desain penataan ini hanya memungkinkan komunikasi antara peserta dengan pengisi rapat. Sementara itu, hubungan antara peserta dengan peserta sangat kurang.

Model Bentuk U

pengaturan-tempat-duduk-model-bentuk-u.jpg

Untuk acara rapat yang memerlukan presentasi, penataan tempat duduk berpola U sangat pas. Dalam pembuatannya, susunlah meja-meja membentuk pola menyerupai huruf U dengan posisi kursi di belakang meja/bidang luar. Model ini umumnya diaplikasikan pada pertemuan/rapat direksi dan komite. Biasanya, ditambahkan proyektor dan speaker di bagian dalam sebagai focal point ruangan. Model penataan ini akan menimbulkan interaksi peserta agar terlibat di dalam suasana rapat. Hanya saja, jangan pernah menerapkan model ini bila peserta rapat berjumlah lebih dari 25 orang karena akan membuat deretannya terlalu panjang.

Model Kelas

pengaturan-tempat-duduk-model-kelas.jpg

Seperti namanya, tata letak ruang rapat ini terinspirasi dari pola tempat duduk di dalam kelas. Pada bagian depan, ditambahkan whiteboard sebagai tempat menulis untuk melengkapi presentasi. Model ini paling cocok diterapkan pada rapat yang mengharuskan adanya referensi tambahan sebagai materi pembahasan dalam waktu yang cukup lama. Adanya meja di depan peserta juga akan mempermudah mereka mendapatkan suasana yang nyaman, baik untuk menaruh laptop maupun cemilannya. Sama seperti model teater, ruang berbentuk kelas ini mengharuskan peserta untuk fokus pada topik pembahasan, bukan saling berinteraksi. Kelebihan dari sisi pemimpin rapat, mereka lebih mudah mengatur jalannya pertemuan dan memantau semua peserta.

Model Konferensi

pengaturan-tempat-duduk-model-konferensi.jpg

Penataan ruang rapat bergaya konferensi dilakukan dengan menempatkan sebuah meja persegi panjang yang dikelilingi kursi. Pengaturan ini ideal diterapkan pada rapat direksi dan komite yang membutuhkan diskusi mendalam. Dengan penataan seperti ini, kondisi di ruangan dan interaksi peserta bisa berjalan dengan lebih baik. Namun model ini tidak cocok diterapkan apabila kegiatan rapat membutuhkan presentasi secara visual. Perlu diingat, semakin besar ukuran meja yang digunakan, semakin sulit terjalinnya komunikasi rapat yang baik.

Model Berongga

berongga.jpg

Ciri khas dari model penataan tempat duduk berongga adalah meja yang digunakan memiliki rongga/ruang kosong di dalamnya. Bentuk meja bebas bisa persegi, persegi panjang, lingkaran, maupun segi delapan. Sedangkan kursi diletakkan di bidang luar mengelilingi meja tersebut. Model seperti sangat tepat diterapkan pada rapat yang memerlukan partisipasi antar kelompok peserta, di mana nantinya ada perwakilan masing-masing kelompok yang memberikan presentasi secara bergiliran.

Model Melingkar

melingkar.jpg

Dari segi karakteristiknya, meja kantor berbentuk lingkaran bersifat dinamis dan santai. Oleh karena itu, model pengaturan pola melingkar ini cocok diaplikasikan pada rapat dengan suasana non-formal. Biasanya dalam meja tadi, selain terdapat bahan-bahan meeting, juga dilengkapi snack agar rapat berjalan rileks dan tidak kaku. Ruang rapat seperti ini paling pas diterapkan pada pertemuan skala kecil dengan interaksi yang sangat kuat dan saling mendukung.